Succes med it-udbud kræver, at du som offentlig myndighed kender jeres behov og bringer markedet i spil. Simpelt i teorien. Sværere i praksis. Grundig og tålmodig forberedelse er afgørende. Både for at komme hurtigt og sikkert i mål – men også for at sikre en attraktiv aftale.
Mange it-udbud presses af bl.a. ny lovgivning, hårde deadlines, komplekse regler og processer, afhængigheder, teknisk gæld i systemporteføljen mv. Konsekvensen er tidspres og utilstrækkelig forberedelse.
Dermed øges risikoen for ikke blot selve udbudsforløbet, men også for at den efterfølgende anskaffelsesproces forsinkes, fordyres eller helt fejler.
Nøglen til det succesfulde it-udbud ligger i grundig forberedelse og i at have tålmodighed. Så kommer du hurtigere og mere sikkert i mål.
Her er tre gode råd til den gode udbudsforberedelse.
Skynd jer langsomt
Selvom det er fristende at forsøge at vinde tid, så vent med at skrive kravspecifikation og udbudsmateriale. I skal først være helt sikre på, at I har tilstrækkeligt indblik i, hvad I vil anskaffe og hvordan.
Brug forberedelsestiden på at sikre jer, at I forstår de forretningsmæssige behov samt it-løsningen eller den serviceydelse, som I vil anskaffe. At I forstår muligheder og begrænsninger godt nok. Og at alle relevante dele af jeres organisation er enige.
I praksis er det et sats at tyvstarte med fx kravspecifikationen. Ikke blot i kapløbet med kalendertid, men også med brug af dine og markedets ressourcer. Det kan ligne en smutvej til at komme hurtigere i mål, men i praksis viser det sig ofte at være en omvej.
Nogle udbudsprocesser bliver forsinkede eller afbrudt af tilbageløb. Typisk når ordregiver bliver opmærksom på mangler eller uhensigtsmæssigheder i den udbudte it-løsning eller serviceydelse, mindstekrav, vilkår, arbejdsgange eller sammenhængen til andre projekter eller it-systemer.
Måske tænker du; ”Det må markedet acceptere – Det er prisen for at komme til fadet”? Ja. Måske. Men du bør alligevel gøre hvad du kan for at undgå situationen.
Tilbudsbesvarelser trækker store veksler på leverandørerne. Du bør derfor undgå at spilde deres tid ved udbud, der forsinkes eller endnu værre, går om. Dermed danner du grobund for et godt samarbejde med den tildelte leverandør. Og de afviste tilbudsgivere vil som hovedregel også fremadrettet være interesseret i at byde på dine opgaver igen.
Hvis du har tålmodighed og bruger forberedelsestiden effektivt, så øger du træfsikkerheden og kommer hurtigere i mål.
Spørg markedet
Du kan med stor fordel inddrage it-leverandørerne. Du får her adgang til en guldgrube af inspiration, erfaringer og innovative løsninger, der kan bringes i spil målrettet jeres behov.
Brug muligheden for markedsdialog til at indhente relevant viden, der kan styrke dit udbud. Også selvom du måske tænker; “Det der. Det ved vi da alt om i forvejen”.
Ofte har ordregiver ikke et tilstrækkeligt opdateret billede af mulighederne og begrænsningerne i markedet.
Inviter leverandørerne til at præsentere deres bedste bud på den rette løsning for jer. Få så meget inspiration som muligt fra leverandørerne, så I opnår nye indsigter. Fx om standardfunktionalitet, tilpasningsmuligheder, integrationsmuligheder og erfaringer fra tilsvarende kundeopgaver mv.
Brug chancen til at få perspektiv på mulighederne. Disse indsigter kan med fordel indgå i udarbejdelsen af krav og udbudsmateriale. Det er vigtigt, at I bruger indsigterne målrettet til at skabe en god konkurrence med egnede løsninger og skarpe priser.
Brug slettetasten og kill your darlings
Der er en risiko for, at I bliver forblindede af specifikke løsninger og nice-to-have funktionelle detaljer og dermed ender med at stille for snævre løsningsorienterede krav.
Du skal derfor turde tage et opgør med fornemmelser, holdninger og evt. bias i organisationen.
Ellers risikerer du, at din ellers grundige forberedelse sætter konkurrencen ud af spil, og du ender typisk med en for dyr og utilstrækkelig løsning.
Tricket er at beskrive behov og krav uden at låse jer fast på teknikaliteter, løsningsmæssige lækkerier og evt. forhistorie.
Eksempelvis; ”Løsningen skal være on-premise”.
Men hvad nu hvis markedet har en cloud-baseret løsning, der samlet set er langt bedre for jer? Og kan nogen i jeres organisation egentligt huske, hvad begrundelsen er for on-premise kravet?
Test jævnligt jeres krav med spørgsmål. Tjek, at I kun stiller reelle krav, der giver mening for målet med anskaffelsen.
Brug slettetasten klogt og aktivt i udarbejdelsen udbudsmaterialet.
I får hvad I beder om i et udbud. På godt og ondt.
